[HBR 인사이트]시간 관리 못하는 팀장이 팀을 망친다

시간 관리는 팀장 리더십에서 간과해서는 안 되는 요소다. 팀장이 시간을 제대로 관리하지 못하면 팀에 과부하가 걸리고, 불필요한 긴급 상황이 발생하며, 필수적인 지원을 소홀히 하는 결과를 낳을 수 있다. 다시 말해, 아무리 팀장이 좋은 의도로 열심히 일했더라도 시간 관리를 제대로 못하면 팀원들에게 스트레스를 주거나 사기를 떨어뜨릴 수 있다. 그렇다면 팀장은 어떻게 시간을 효과적으로 관리할 수 있을까? 다음에서 관리자가 흔히 시간 관리에 실수하는 5가지 경우와 이를 극복하는 방법을 제시한다.

첫 번째 실수는 팀의 역량을 파악하지 않고 업무를 부여하는 경우다. 관리자는 팀원에게 업무를 할당하고 위임해야 한다. 하지만 업무가 팀원이 감당할 수 있는 범위를 넘어가면 팀에 과부하가 걸릴 위험이 있다. 이는 장시간 근무, 업무 품질 저하, 경우에 따라서는 실패에 대한 부담감으로 이어진다.

이 문제를 방지하려면 각 팀원이 맡고 있는 업무와 남은 여력을 파악할 수 있는 ‘중앙집중식 공간’을 만들면 좋다. 아웃룩(Outlook)이나 투두이스트(Todoist) 같은 협업 도구를 사용해 공유 작업 목록을 만들면 좋다. 광범위한 프로젝트를 관리하고 있다면 마이크로소프트 프로젝트(Microsoft Project), 아사나(Asana), 먼데이닷컴(Monday.com) 같은 도구를 활용해 프로젝트를 설정하고 작업을 할당하라. 그리고 팀과 함께 주간 회의나 일대일 미팅을 통해 작업 관리 시스템을 정기적으로 검토하라.

두 번째 실수는 미리 알고 있던 업무를 막판에 요청하는 것이다. 팀에 미리 알리지 않아 긴급 상황이 발생하면 팀원들이 빠르게 번아웃을 겪는다. 이런 일을 예방하려면 새로운 업무를 알게 되는 즉시, 이 업무를 위임할 수 있는지 자문해보라. 대답이 “그렇다”라면 가능한 한 빨리 위임하라.

직속 상사와 시간을 잡아 업무 진행 방법을 논의하라. 특히 대규모 프로젝트라면 주요 결과물과 이정표를 명확히 제시하는 로드맵이 필요하다. 로드맵이 없을 경우 팀과 협력해 로드맵을 만들어 보라. 마감일, 작업 책임자, 최종 완료 전 검토자 등을 포함한 계획을 수립하라. 또한 매 분기 또는 매월 말에 반복 알림을 설정해 로드맵을 검토하라.

세 번째 실수는 상위 경영진과의 관계에서 우선순위 또는 경계를 설정하지 않는 것이다. 상사의 모든 요청에 “네”라고 답하면 팀이 과중한 업무에 시달리게 된다. 상사에게는 전략적 목표에 따라 우선순위가 높은 항목을 명확히 하는 것이 중요하다. 새로운 잠재적 이니셔티브나 프로젝트가 발생하면 즉시 수락하지 말고 팀이 이미 작업 중인 업무 대비 우선순위를 상급 경영진과 논의하라. 관리자가 이러한 반발을 항상 달가워하지 않을 수도 있다. 하지만 팀원들은 고마워할 것이다.

네 번째 실수는 팀원들이 접근하기 어렵게 만드는 것이다. 대부분의 사람은 세세한 관리를 받는 것을 싫어한다. 하지만 팀원들이 필요할 때 팀장에게 쉽게 도움을 요청할 수 있어야 한다. 이를 위해 팀원들과 정기적인 일대일 미팅을 실천하라. 특정 시간대를 ‘업무 시간’으로 설정해 팀원들이 편하게 질문할 수 있는 기회를 제공하는 것도 좋다. 그리고 긴급 상황이 발생했을 때 팀원들이 연락할 수 있는 방법을 명확히 안내하고 신속하게 대응하도록 하라. 항상 대기할 필요는 없지만 급한 상황에서는 문자, 메신저 등 빠른 소통 수단을 통해 신속히 소통할 수 있는 체계를 마련하는 것이 좋다.

마지막으로 긍정적인 피드백을 보류하는 것도 리더들이 자주 하는 실수다. 모든 팀원에게 모든 프로젝트에 대해 답변하는 것은 시간이 많이 걸린다. 하지만 감사의 표현은 큰 도움이 될 수 있다. 갤럽 데이터에 따르면 지난 한 주 동안 의미 있는 피드백을 받은 사람 중 80%가 일에 완전히 몰입했다고 한다.

작은 것부터 시작하자. 업무 자료를 받았을 경우 “잘 받았습니다. 검토하겠습니다”라고 간단히 회신하는 것만으로도 팀원들은 자신이 한 일을 상사가 인지하고 있다고 느낄 수 있다. 또한 팀원이 훌륭한 결과를 냈다고 생각되면 직접 만나거나 메시지를 통해 긍정적인 피드백을 전달하라. 팀원들이 자신의 노고에 상사가 감사하는 마음을 알고 있다고 가정하지 말라. 팀원들의 공로를 인정하는 시간을 별도로 갖는 것도 좋은 방법이다.

※ 이 글은 하버드비즈니스리뷰(HBR) 디지털 아티클 ‘시간 관리 못하는 팀장이 팀을 망친다’ 원고를 요약한 것입니다.